Utbildning

Utbildning vid uppstart sker i två steg. Förberedelser gör ni själva med assistans per telefon och mejl. Den viktigaste förberedelsen är att ni utser vem som ansvarar för vad. Denna utbildning har som mål att sänka trösklar och motivera och vi arbetar ofta mer hands-on. Slutmålet för dagen är att komma igång med offerter och fakturering i ADJob.

Hur lång tid tar det att komma igång? Det finns inget enkelt svar. Mycket beror på hur ni själv prioriterar ert eget arbete. Om ni har hög prioritet och tilldelar tid och resurser, är ni igång på några dagar.

Förkunskaper: Normala baskunskaper.

Del 1 Förberedelser
Utse ansvariga – Övergripande, för projektdelen, för ekonomi och för teknik.
Installera – På alla datorer. Ingen separat server behövs.
Prislistan – Ange timdebitering och påslag i en eller flera prislistor.
Adresser – Förbered för eventuell import från tidigare system.
Bokföring – Planera eventuell SIE-import

Del 2 Helhet och tidrapportering
Helheten – Vad är ADJob och vilka funktioner finns det?
Adresser – Hur kan man använda adressregistret varje dag?
Projekt – Vikten av att mata in projekt så att det underlättar tidrapportering
Tidrapportering – Hur gör man rent praktiskt. Detaljsvar.
Avvikelse – Varför tidrapporterar man? Avvikelsen mellan upparbetat och fakturerat.
Föredöme – Chefen som sätter ribban.

Del 3 Offerering och Fakturering
Offerering – Olika sätt att skriva offerter och kostnadsberäkningar.
Vem ska göra vad i faktureringen?
Fakturering ”löpande” – Delfakturering / Slutfakturering
Fakturering med hjälp av offert – Delfakturering / Slutfakturering
Inköpshantering – Förfrågningar > Offert > Beställning > Leverantörsfaktura
Övriga frågor.

Del 4 Helikopterperspektivet
Bokföring – Minska dubbelarbetet i bokföringen.
Bokföringsunderlag – Kundfakturor, Inbetalningar, Leverantörsfakturor, Utbetalningar
Nuläge och statistik – Kassaflödet, Vinst & Förlust och Fakturastatistik.
Prognos – Offertstock och Budget

Hur utnyttjar vi ADJob bättre och får ut mer utan extra dubbelarbete? Hur ökar vi lönsamheten på befintliga kunder? Alltifrån säljstöd, offerering, projekthantering och bokföring. Vi utgår från era behov och trösklar och ger praktiska tips på förbättringar. Ofta vänder vi på agendan och börjar med helikopterperspektivet först och analyserar behovet och ökar sedan successivt detaljnivån.

Förkunskaper: Ni bör använt ADJob ett tag.

Del 1 Helhet och tidrapportering
Helheten – Vad är ADJob och vilka funktioner finns det?
Adresser – Hur kan man använda adressregistret varje dag?
Projekt – Vikten av att mata in Projekten så att det underlättar tidrapportering
Tidrapportering – Hur gör man rent praktiskt. Interntid, frånvaro och löneunderlag.
Avvikelserapport – Varför tidrapporterar man?
Föredöme – Chefen som sätter ribban.

Del 2 Offerering, Planering och Fakturering
Offerering – Olika sätt att skriva offerter och kostnadsberäkningar.
Offerering som planeringsunderlag – Skapa Uppgifter från Offerter.
Vem ska göra vad i faktureringen?
Fakturering ”löpande” – Delfakturering / Slutfakturering
Fakturering med hjälp av offert – Delfakturering / Slutfakturering
Inköpshantering – Förfrågningar > Offert > Beställning > Leverantörsfaktura
Övriga frågor.

Del 3 Helikopterperspektivet
Bokföring – Minska dubbelarbetet i bokföringen.
eAttest – Enklare hantering av leverantörsfakturor.
Bokföringsunderlag – Kundfakturor, Inbetalningar, Leverantörsfakturor, Utbetalningar
Nuläge och statistik – Kassaflödet, Vinst & Förlust och Fakturastatistik.
Prognos– Offertstock och Budget
Avvikelse – Varför tidrapporterar man? Avvikelsen mellan upparbetat och fakturerat.

Som avslutning ger vi förslag på förbättringar och en enkel handlingsplan.

Ni kan använda oss på ADJob Nordic AB som ett bollplank. Vi har mångårig erfarenhet från möten med hundratals reklambyråer, PR-byråer och Expo-företag. Ni får tips på hur ni kan använda ADJob för att styra och utveckla verksamheten. Vi ifrågasätter, provocerar och ger konkreta förslag. En röd tråd som vi baserar diskussionerna är kopplingen mellan affärsidén och ekonomi. Många byråer har faktiskt svårt att enkelt och rakt på sak själva formulera varför man ska anlita just dom framför andra byråer.

Förkunskaper: Ni bör använt ADJob ett tag.

Del 1 Affärsidéns betydelse för lönsamheten
Hisspresentationen – Hur tydlig är affärsidén? Jämfört med andra byråer?
Statistik – Stämmer kartan (affärsidén) med verkligheten (statistiken)?
Utökad SWOT-analys – Klassisk analys anpassad till tjänsteföretag.
Spekulationsjobb – Ett symptom eller ett verktyg?
Medarbetare som ambassadörer – Arbetar alla efter samma affärsidé

Del 2 ADJob som säljverktyg
Offerering – Olika sätt att skriva offerter och kostnadsberäkningar.
Fokus i säljarbetet – Vad är lönsamt historiskt?
Händelser – Vad pratade vi om och när ska vi höras av?
Val av kunder – Snittdebitering per kund.
Nya Säljpyramiden – Affärsidéns betydelse för säljarbetet.
Spekulationsjobb – Säljverktyg, inspirationskälla eller slöseri med tid?

Del 3 Öka lönsamheten på befintliga kunder
Offerter – Lär er av misstagen - Förkalkyl och efterkalkyl.
Paketera – Paketera kunskap och tjänster till säljbara produkter.
Löpande eller offert? – Uppföljning och analys.
Olika typer av projekt – Servicejobb, årsavtal etc.
Spekulationsjobb – Säljverktyg, inspirationskälla eller slöseri med tid?
Prissättning och rabatter – Hur tänker vi med olika kunder? Rabatt efter prestation?
Utöver offert – En ytterligare inkomstkälla.
Avvikelse – Varför tidrapporterar man? Avvikelsen mellan upparbetat och fakturerat.

Del 4 Lönsamhet och likviditet
Bokföring – Minska dubbelarbetet i bokföringen.
TP-metoden – Ett enkelt verktyg för att greppa en komplex verklighet.
Nuläge och statistik – Vinst & Förlust och Kundanalys.
Prognos– Se framåt med Offertstock och Budget.
Periodisering i bokföringen – Ett sätt att dölja verkligheten?
Pågående arbete – Låna eller låna ut?
Soliditet – Buffert för svackor vs utdelning till delägare.
Inköpsflöde – Håll koll på att alla inköpen blir vidarefakturerade.
Vem gör vad? –Fakturering, inköpshantering etc

Som avslutning ger vi tips och förslag på en konkret handlingsplan.

Bokföringsdelen i ADJob kräver normalt ingen särskild utbildning om man tidigare arbetat med andra affärs- eller ekonomisystem med flera verifikationsserier. Ekonomirutinerna kan då genomföras på distans via TeamViewer ca 2-3 timmar. Denna utbildning fokuserar mer på vem gör vad och att sänka trösklar och skapa rutiner för att ge en bra redovisningsfunktion med de behov som din byrå har.

Förkunskaper: Grundläggande redovisningskunskaper.

Del 1 Helheten
De 7 verifikations-serierna i ADJob samt IB
Kundfakturor / Inbetalningar.
Inställningar som krävs i prislistan.
Avstämning etc

Del 2 Kundfakturor och kundreskontra
Offerter – Här börjar ofta faktureringen.
Olika typer av kundfakturor – Avtal, Order och Projekt.
Vem gör vad i faktureringen? – Fakturering i två steg.
e-Fakturering – Vad tjänar ni på detta?
Avstämning – Mot bokföring etc.
Påminnelser – Rutiner.
Räntefakturering – Policy och rutiner.
Kreditfakturor – Genvägar.
Inbetalningar – Delbetalningar etc.

Del 3 Leverantörsfakturor och leverantörsreskontra
Ankomstregistrering och eAttest – Olika rutiner.
Inköp på projekten – Vem gör vad?
Avstämning – Mot bokföring etc.
Utbetalningar – LB-rutin eller dubbeljobb.

Del 4 Bokföring – Övriga verifikationer
Registrering – Löner, kvitton och transfereringar.
Avstämning – Kassa, bank och plusgiro.
Budget – Jämförelse med föregående år.
Periodisering – Manuellt eller via automatkontering.
Rapporter– Resultat & Balans med flera.
Momsrapport – Inställning och avräkning.
Pågående arbete – Låna eller låna ut?
Inköpskvitton – Inköp även på mindre utlägg.
Handkassa – Skapa fixkassa för mindre belopp.

Del 5 Bokslutsarbete
Avstämning – Kontroll före bokslut.
SIE-export – Till revisorn eller bokslutsprogram.
Räkenskapsår – När och hur.

Del 6 Projektstatistik
VD-rapport / Nuläge – Beräkning av Offertstock, Budget och Pågående arbete.
Fakturastatistik – TB1 på kund, projektledare eller jobbtyp.
Vinst / Förlust – Avvikelser och snittdebitering per projekt, kund eller projektledare.

Som avslutning ger vi förslag på vem som gör vad för att undvika dubbelarbete.