Statistik är som att segla...

Det är vanligt att man anser att komplicerad statistik är bra statstik. Som vanligt vinner ofta enkelheten över förmodad exakthet. Det viktigaste med statistik är inte snygga grafer och komplexa uträkningar som ändå baseras på människors ofullkomlighet. Använd denna 4-stegsmodell för analysera statistik, så får du mer ut av statistiken.

1. Vad har hänt?
2. Varför hände det?
3. Vad ska vi göra åt det?
4. Gör något åt det!

Du kan också likna statstik vid att segla. Du har en karta. Du har ett mål. Och du har instrument som hjälper dig att undvika grund och ser att du är på rätt väg. Det hjälper föga att du har ekolod och kompass om du saknar målet och kartan är ofullständig. Bra förutsättningar för att få ut något av statistiken är att du har en tydlig affärsidé och en bra strategi för att nå målen i affärsidén. Lite som Alice i Underlandet: "Vet du inte vart du vill gå, spelar det ingen roll vilken väg du tar"...

Statistiken ska ge svar på om ni är på rätt väg... Om du inte har något mål eller tydlig affärsidé, är det svårt att svara på frågan om du är på rätt väg. Att enbart se till lönsamheten utan att ta hänsyn till glädjen att gå till jobbet, kan vara kontraproduktivt. Tar du bort arbetsglädjen, kan du skapa en negativ lönsamhets-spiral.

Att mäta varje medarbetares prestation på en byrå är oftast meningslöst. Främst för att man arbetar i grupp och det är projektledarens kompetens och tillgänglighet som påverkar den enskilda medarbetarens prestation. När du fakturerar i förskott, mot offert eller fakturerar mer eller mindre än vad som är upparbetat, kan inte medarbetaren påverka sin egen prestation, utan är helt beroende av vad projektledaren gör. All fokus bör alltså vara på projektledarens förmåga att hitta kunder, skriva lönsamma offerter, leda projektet och dra lärdom av sina misstag.

Vilka kunder ska du arbeta med? Återigen är det affärsidén som kan ge svaret. Passar kunden in i vår affärsidé? Ger kunden synergieffekter som kan användas på andra kunder? Behöver vi uppfinna hjulet på nytt för varje kund och därmed orsaka arbete som vi inte kan ta betalt för att vi måste "läsa in" varje ny kund och bransch från grunden?

Har ni rätt projektledare? Projektledare har olika syn på sin egen roll. Många ser sig själva som säljare snarare än projektledare. Det är inte självklart att projektledaren sätter projektets och byråns lönsamhet främst. Ofta prutar projektledaren med sig själv för att dom inte kan med att ta betalt av någon anledning. Ofta väljer projektledaren kund på andra kriterier än byråns långsiktiga affärsidé.

Jobbar ni med rätt saker? Digitaliseringen har inneburit svårigheter för många byråer. Att överföra gammalt tänk på ny teknologi är ganska vanligt. Vilket innebär att dom digitala projekten ibland kan vara mindre lönsamma. Att bli medveten om lönsamheten på olika typer av projekt kan vara en bra början på förändring.

Statistiken är något begränsad i ADJob Eco, eftersom projektredovisningen saknas.

Har vi rätt kurs? Vet du målet, har kartan och ser avvikelserna, kan du lättare styra skutan.

Kassaflödet

En bra tumregel är att "varje månad ska täcka dubbla lönerna". Vilket innebär att du har ett mål att faktureringen ska vara jämnt fördelad. Inköp som kommer in ska fakturera samma månad för att kassaflödet ska bli jämnt. Skillnaden mellan månadens kundfakturor och leverantörsfakturor ska generera ett överskott som täcker ungefär dubbla lönerna. TP-analysen visar detta på ett tydligt sätt.

Vilka kunder och projektledare genererar tillräckligt med TB?

En projektledare är ett litet företag i företaget. Vilket innebär att hen ska först och främst generera ett täckninsbidrag som täcker sin egen lön. Plus andra medarbetares löner i arbetsgruppen. Plus overheadkostnader som exempelvis ekonomi och hyror.

Vad kan vi lära oss av Avvikelserna?

Avvikelserapporten visar skillnaden mellan vad du borde fakturera och vad du kunde fakturera. Genom att studera avvikelserna, kan du successivt styra företaget mot bättre resultat.

Håll koll på "Lagret"

Inom bokföring kallas det för "Pågående Arbete". Ett finare ord för att du av någon anledning låter bli att fakturera. Eller att du lånar pengar av kunden. Du kan se lagret på hela företaget eller på enskild projektledare. En tumregel är att ofakturerat inte ska vara större än 10 procent av totala omsättningen.

Skräddarsydda rapporter - eXcel

ADJob har hundratals inbyggda rapporter, men ibland har ni egna förutsättningar och behöver annan statistik. Då kan ni beställa skräddarsydd eXcel-rapport.

Läs mer om eXcel...