Hantera både små och stora projekt
Flödet från Offerten via Projektet till Kundfakturan är den röda tråden i ADJob. Att göra offerter och fakturor separat i Word, Excel och liknande applikationer ger visserligen en stor frihet. Men skapar nästan alltid dubbelarbete och ger nästan aldrig överblick.
De tre byggstenarna för projektredovisning i ADJob är: "hur tänkte du när du gav priset?", "vad borde du fakturera?" och "vad kunde du fakturera?". Svårare än så behöver inte projektredovisningen vara.
Gör allt i ADJob så slipper du handpåläggning och dubbeljobb. Genom att lyfta fram avvikelserna skapar du en förutsättning för att följa upp och lära dig. Både av lyckade projekt och eventuella misstag. Har du hela flödet från offert till faktura i ADJob blir det mindre dubbeljobb och du kan följa upp smidigare.
Offerter med inbyggd uppföljning
Det finns mycket tid att spara eftersom du kan dels skapa mallar och dels läsa in offerten när du fakturerar. Kunden känner sig trygg och du får mindre frågor. Nä du skapar kalkylen i offerten, får du en perfekt kontroll över hur läget är just nu. Du kan se din budget jämföras med faktiskt upparbetad tid, inköp och övriga kostnader på debiteringsunderlaget.
Normala projekt
De flesta projekt som pågår från ett par dagar till flera år är "normala". Projekt som sträcker sig över flera år, bör däremot avslutas årsvis och skapa nya projekt för att få bättre uppföljning.
Mycket stora projekt med flera delprojekt
Huvudprojekt / Aktivitet är främst tänkt för större projekt där det finns ett avtal om att fakturera en viss summa per månad – typ "retainer". Huvudprojektet används för månatlig fakturering. Sker faktureringen regelbundet, underlättar det om du använder Faktureringsplan. Aktiviteterna används normalt internt för att hålla reda på vad som ska göras och följa upp enskilda delar, men kan även delfaktureras separat. Denna funktion kan också användas för t ex kampanjer och liknande där offerten är en totalsumma.
Hantera "timbankar"
Timbankar är mini-avtal som faktureras antingen månadsvis eller när "timbanken" är tom. Faktureras i förskott och räknas av mot inrapporterad tid.
Hantera spekulationsprojekt
Du kan även hantera spekulationsprojekt separat för att få ett mer korrekt pågående arbete. När du får uppdraget, byter du debitering från Spekulation till Kund och fortsätter att jobba.
Tidrapportering – vilka projekt är lönsamma?
Tidrapportering väcker blandade känslor. Men det är ett bra verktyg för att följa upp lönsamhet på projektnivå. Tidrapporteringen i ADJob är enkel. Du kan nu söka på projektnummer, kund eller projektnamn. Dessutom kan du tidrapportera direkt på Uppgifter även här. När du tidrapporterar på spekulationsprojekt visas dessa timmar separat.
Du kan tidrapportera på projekt, internprojekt, spekulationsprojekt samt rapportera frånvaro som underlag för lönen.
Hantera Inköp på projekt
När du använder eAttest, är det projektledaren eller produktionsledaren som anger vilket projekt inköpet ska hamna på. Konteras då på 4999 preliminärt vid ankomstregistreringen. Annars anger du typ 4011 (eller konto som som har projekt obligatoriskt) och registrerar inköpet direkt vid ankomst
eFaktura - från dator till dator
När det gäller e-fakturor finns det flera standarder i Sverige. För att dessa format ska kunna prata med varandra finns idag fakturaväxlar som automatiskt översätter till andra format vid behov. Detta betyder att du inte behöver bekymra dig om vilket format mottagaren använder.
Läs mer om eFaktura...
PDF-faktura - direkt från ADJob
Skriv ut och klicka på mejl. Skicka fakturan efter eventuella kompletteringar och du är klar. Mottagaren får ett mejl med bilaga i pdf-format. Alla rapporter med "mottagare" kan du skicka till rätt mottagare (om mejladressen finns i adressregistret). Fakturor kan skickas till automatiskt förvald mejladress. Generellt lagras PDF-Mejl direkt kopplat till aktuell offert, faktura, brev etc.